Este artigo irá lhe guiar durante o processo de criar um Projeto na nossa plataforma, tê-lo cotado e aprová-lo.

Assista aos nossos vídeos relacionados: "Como solicitar um projeto de tradução na plataforma Bureau Works" e "Como aprovar o orçamento via Bureau Works"

1. Crie um novo Projeto
2. Faça o upload dos documentos que você precisa traduzir
3. Preencha as informações do Projeto
4. Selecione quais Idiomas de destino e Fluxos de trabalho você precisa para cada arquivo no seu Projeto
5. Tenha o seu Projeto cotado
   5.1 Cotação Automatizada
   5.2 Cotação desempenhada por um PM
   5.3 Verifique a sua cotação
6. Aprove a sua Cotação

1) Crie um novo Projeto

Acesse a opção Projetos no menu e depois Novo projeto.

2) Faça o upload dos documentos que você precisa traduzir

Clique no botão Navegar e selecione todos os documentos que você precisa traduzir e clique em Continuar.

Nossa plataforma aceita nativamente 21 formatos de arquivos: .csv, .docx, .odt, .txt, .htm, .html, .idml, .json, .php, .po, .pptx, .properties, .srt, .vtt, .strings, .tsv, .xlf, .xliff, .xlsx, .xml e .yaml

Nossa equipe também pode lidar com outros tipos de arquivo que exigem trabalho de preparação para tradução, como Articulate Storyline, Adobe Captivate ou Premiere.

3) Preencha as informações do Projeto

A tela Criar novo projeto deve abrir com as seguintes opções:

1 - Unidade Organizacional - Caso você faça parte de diversas Unidades Organizacionais, selecione a Unidade em que gostaria de criar o projeto e siga para o próximo passo (essa opção é dedicada a empresas que contam com várias unidades como departamentos/centros de custo que acessam a plataforma e por ventura precisem separar custos, faturamento e nota fiscal).
2 - Pessoa de contato - A pessoa que irá receber as notificações do projeto.
3 - Referência do projeto - Esse é o nome do seu projeto e como você irá encontrá-lo no sistema.
4 - Observações do projeto - Notas ou instruções incluídas nesse campo estarão disponíveis para gerentes de projeto ou partes interessadas que terão acesso a este projeto.
5 - Idioma de origem - Selecione o idioma de origem dos arquivos que você realizou o upload no passo anterior. Todos os seus arquivos devem ter o mesmo idioma de origem.
6 - Idiomas de destino - Escolha todos os idiomas para os quais você deseja traduzir os seus arquivos. Você pode escolher diferentes Idiomas de destino para diferentes arquivos no próximo passo.
7 - Memória de Tradução - Você pode selecionar a Memória de Tradução que gostaria de usar neste projeto se você já tem uma. A Memória de Tradução é onde todos os seus segmentos/frases de traduções passadas ficam armazenados. Saiba mais sobre Memória de Tradução aqui.
8 - Glossários - Você pode selecionar o Glossário que gostaria de usar neste projeto se você já tem um. O Glossário é onde a sua terminologia será armazenada. Saiba mais sobre Glossários aqui.
9 - Lista de preços - Será automaticamente selecionada baseando-se na Lista de Preços associada à Unidade Organizacional.
10 - Informações da fatura - Aqui você pode adicionar as informações do pedido de compra para posterior faturamento do Projeto.

4) Selecione quais Idiomas de destino e Fluxos de trabalho você precisa para cada arquivo no seu Projeto

A tela Fluxos de trabalho vai abrir mostrando as opções padrão e você pode mudar de acordo com as suas preferências:

Por padrão, os projetos da Bureau Works contam apenas com a etapa de Tradução, a exceção são projetos que exigem Diagramação ou alguma etapa de Engenharia (cotadas separadamente).

Caso seu projeto precise de etapas adicionais de Revisão, como In-Country Review ou qualquer outra etapa, selecione a partir da lista de opções, adicione para cada arquivo e clique no botão Criar. 

⚠️ Atente-se que ao adicionar mais etapas além da etapa padrão, pode implicar no nosso time precisar recalcular o custo e adicionar à cotação, refletindo assim o esforço/trabalho adicional necessário ao performar diversos fluxos de trabalho não padrão.

5) Tenha o seu Projeto cotado

Na Bureau Works, nós temos duas formas de cotar um Projeto. Enquanto que a Cotação Automatizada é prática e imediata, a Cotação desempenhada por um PM será ocasionalmente necessária, especificamente para alguns formatos de arquivos.

As duas próximas seções irão explicar como cada modalidade funciona e seus requisitos.

5.1 Cotação Automatizada

A nossa plataforma pode agora desempenhar uma Cotação Automatizada. Isso irá acelerar o processo de ter seu Projeto cotado.

Uma vez que você terminar de criar o seu Projeto, o processo irá iniciar automaticamente e em alguns momentos (a depender do tamanho dos seus arquivos, Fluxos de Trabalho e Idiomas de Destino), você verá o custo do seu Projeto.

Logo ao lado do seu nome e selo de status, você verá a mensagem "Automação do projeto em andamento". Quando finalizada a automação, a mensagem "Automação do projeto finalizada" será mostrada e você verá o custo mudar de 0 para o seu custo real.

Logo após, o status do Projeto mudará automaticamente para "Pending", significando que você precisa aprová-lo para prosseguir com o processo de tradução.

Esteja ciente de que:

• A Cotação Automatizada cobre quase todas as nossas extensões de arquivos suportadas, com a exceção de PDF, IDML e MD. Aqui você pode ler mais sobre as nossas extensões suportadas.
• Atualmente, os Fluxos de Trabalho que não são aceitos são QA, Legendagem, Edição de Vídeo, Locução, Juramentada, Interpretação e Desenvolvimento.

⚠️ Se aplicado, o Fluxo de Trabalho DTP precisará estar associado a um ou mais desses formatos de arquivo: PPTX, PPTM, POTX, POTM, PPSX, PPSM (ou seja, PPTX e suas variações).

5.2 Cotação desempenhada por um PM

No caso de a Cotação Automatizada falhar, isso significará que você provavelmente realizou o upload de um arquivo cuja extensão não é suportada e/ou escolheu um Fluxo de Trabalho não aceito.

Quando isso acontecer, você verá a mensagem "Ocorreu uma falha na automação do projeto" na cor vermelha, logo ao lado do nome do Projeto e do selo de status:

Não se preocupe com isso. O seu Projeto será analisado por um PM e você será informado sobre a sua cotação em breve. O nosso time entrará em contato via e-mail uma vez que a cotação estiver pronta.

5.3 Verifique a sua cotação

Seu orçamento ficará disponível também na plataforma, mostrando o detalhamento do número de palavras bem como o preço por idioma.

6) Aprove a sua Cotação

Você pode aprová-la formalmente respondendo a notificação por e-mail que contém a sua cotação ou acessando a nossa plataforma e seguindo os passos abaixo:

1. Clique no Menu do projeto
2. Clique em Aprovar o projeto